业主大会档案资料，由委员担任档案保管员。
一、档案资料应当编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，做好档案收集、整理、归档等工作。
二、各委员在工作当中收到的各类文件，应及时移交档案管理人员存档。
三、档案资料包括一切文字资料、音像资料和实物；委员同意签字的各类原始文件和盖章文件。
四、档案资料包括但不限于以下资料：
1、各类会议通知、记录、纪要的书面资料，会议的音像与录音材料；
3、各届业主委员会产生、备案材料；
4、业主清册及联系方式；
5、订立的物业服务合同；
6、有关法律、法规和业务往来文件；
7、业主和使用人的书面意见、建议书、提议；
8、维修资金使用文件（流程中所涉及的所有材料）；
9、小区相关建设文件；
10、印章使用登记表等其它有关材料。
五、档案文柜必须有防盗、防火、防潮、防鼠等措施，文柜内的档案应排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。
六、档案的借阅。档案借阅要进行登记（附档案借阅登记表），使用完毕后要及时归还，由于借阅人原因造成文件丢失或损毁的由借阅人承担相应责任。
