根据招标投标国际惯例，任何一项招标都要有一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。物业管理招标也不例外。通常招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。

招标机构的设立有两种途径：一、招标人自行组织成立招标机构；二、招标人委托招标代理机构招标。

据我国《招标投标法》第二章第十二条的规定，“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。对于自行设立招标机构的，通常是在招标人所在单位下属设立一个招标委员会或招标工作组，全权负责招标事宜。这种招标机构一般随招标项目的产生而产生，也随招标活动的结束而解散，因而属于非常设性机构。而对于后者，即招标代理机构，是依法设立，从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织，属常设性的经营实体。以下就上述两种成立物业管理招标机构的途径分别予以详述。

一、自行设立招标机构

根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。

(1)开发商自行招标

开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。具体做法是：开发商董事会挑选代表组成招标委员会，这些代表通常包括分管项目工程建设部门的董事、相关职能部门的代表以及小业主的代表等。招标委员会是招标工作的最高权力机构，下设秘书处和专业技术部。其中专业技术部的职能是聘请有关专家和本单位的技术人员参与招标文件的编制工作，并组织评标委员会或小组进行标书的评审工作，最后向招标委员会提交评价报告和中标推荐人名单(仅供参考)。招标委员会可以采纳专业技术部所提供的方案，也可完全拒绝而自行作出裁标决定。招标委员会在裁标时通常采用投票的方式决定，一般三分之二的票权赞成即可授标，并由招标委员会派代表与中标人签订合同。

(2)小业主自行招标

所谓小业主是指相对于大业主(即开发商)而言的住户及租户。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。

业主委员会是由业主(代表)大会选举产生的，代表全体业主行使权力的常设机构，是物业实行自治管理的充分体现。业主委员会委员由热心公益事业、责任心强、有一定的组织能力和必要的工作时间的人士担任。

业主委员会行使以下职权：

①召集和主持业主(代表)大会，向业主(代表)大会报告工作。

②采取公开招标或其他方式，聘请物业管理公司对辖区内物业进行管理并与其签订委托管理合同，解聘不称职的物业管理公司。

③审议物业管理公司制订的对本辖区内物业的年度管理计划，以及财务预决算和执行情况。

④审议、决定物业维修基金和公用设施专用基金的使用。

⑤审议、决定物业管理服务费用的标准和使用。

⑥对物业辖区内公共设施的兴建、更改、扩充、改善以及房屋的维修等与业主利益有关的事宜作出决议。

从以上可以看出，业主委员会的职权之一便是有权代表全体业主通过公开招标方式聘请物业管理公司。与开发商自行招标的做法一样，业主委员会也是通过其下设的一个招标委员会或招标工作组来全权负责招标工作事宜，其招标委员会的具体组织结构与开发商董事会下属的招标机构设置大致相同。

二、委托招标代理机构招标

招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。与非常设性招标机构最大的区别在于，招标代理机构是依照《公司法》设立，并完全按照《公司法》规定进行运营的经营性法人组织。正如我国《招标投标法》所规定的，招标代理机构应当有从事招标代理业务的营业场所、组织机构和相应资金。因此，招标代理机构的组织机构与其他经营性法人组织无异。例如招标代理机构同样要求所有权与经营权相分离，通常采用经理制，设总经理、副总经理；经理层下设市场部、技术部、财务部、行政管理部等常见的职能部门，分设部门经理等，如下图所示。

招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。

然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理委托人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向委托招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人(开发商董事会或业主委员会)自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求委托招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。

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