尊敬的各位业主：

海怡湾畔第一届业委会经过多年的艰苦努力于2017年4月17日正式成立，经历了步履蹒跚、跌宕起伏的五年即将于2022年4月16日到期卸任。

首先，感谢业主们五年来的理解、支持和包容，感谢你们不离不弃的一路陪伴，感谢你们的每一次肯定和每一句温暖的话语......同时也感谢一些业主不为私利敢于谏言，让我们从不同侧面了解了业主的想法和意见，不断修正自己，吸取了教训、积累了经验。

小区自建立以来就采用“酬金制”管理模式，这在当时的珠海是极为少有，甚至在全国也是凤毛麟角，很少有成功的经验可以借鉴。

业委会成立后，在遵守法律法规的框架下摸着石头过河，不断学习、摸索和创新，虽历经坎坷，举步维艰，其中有收获、有成绩，也有教训、有不足。经过五年来的摸爬滚打，可以肯定的说已基本开拓出了一条适合“酬金制”老旧小区（没有公共维修基金）良性发展的道路。

回顾过去的五年，有最初的信心满满、意气风发；有被误解、被冤枉的委屈；有被个别人污蔑、造谣、被投诉、被告状的气愤；有“我欲将心付明月，奈何明月照沟渠”的心寒；有一气之下甩手不干的冲动······但更多的是冷静后的“责任”。三千多户业主对小区美好未来的期盼、我们善良的内心和加入业委会的初心以及业主给予我们的最大信任让我们咬牙坚持了下来，不负众望是我们继续努力工作的最大动力。

下面向全体业主简单汇报一下业委会五年来的主要工作情况：

一、代表业主管理应归全体业主共同所有的资产、资源

（一）收回属于全体业主的公共资产，并进行大力招商和管理，为小区积累公共收益。截至2022年3月底业委会对公账户资金余额为320万元，可使用公共收益约为280万元，同时规范财务收支管理，业委会对公账户每季公示。

1、收回了占地1500平方米的室外网球场并公开招标承包出租；

2、收回怡峰3栋地下负一层会所582平方米，招商为超市；

3、收回南门废弃煤气站，现改为停车场；

4、接收和黄放弃产权的建筑面积7622.02平方米的小区住客会所。

业委会接收会所后即本着小区会所主要为业主提供配套服务并要有一定收益的原则，2018年12月20日发布了公开招商公告后，经过反复谈判协商、签订合同、收取保证金及监督承租人进行装修并协助办理相关证照等程序后，现会所有泳池、健身房、茶餐厅、钢琴室及英语、美术、机器人培训、电子鼓等小区配套服务商家十余家，业主们不出小区就可以享受基本的配套服务。其中还有近1100平方米的原中餐厅免费开放予业主使用，现暂为乒乓球爱好者使用，计划设置更多活动项目使用。

（二）小区建成近二十年，很多公共设施已经老旧，业委会根据小区住户多、面积大的资源优势，积极为小区争取利益，累计争取外部资金约190万元。

1、向万科物业总部争取了60万元资金，免费为小区更新自动车闸系统及人行摆闸；

2、在社区居委会协调下与万科物业协商冲回已计提的64万业务支持管理费等，为小区节省了开支；

3、为小区向万科物业总部争取了30万标杆费（即万科总部将海怡湾畔小区作为万科接收外盘的标杆），维修了海湾园破损的凉亭、粉刷了各园区花架并购置了户外长椅79张；

4、万科物业总部出资15万元免费为小区东门安装“黑猫一号”智能门；   

5、对小区门禁系统更换升级，改造费用约21万元由万科物业总部承担。

 

二、组织召开业主大会、执行业主大会决定和决议

（一）组织召开第二次、第三次业主大会，在原物业紧急退出期间选聘出过渡期物业服务公司及之后选聘正式物业服务公司，保证了小区平稳过渡。

2018年4月9日，原物业主动单方面宣布一个月后退出小区的物业服务后，在高新区政府和后环社区居委会的大力支持下，业委会采取应急机制，公开招标选聘了过渡期临时物业——万科物业，并经第三次业主大会选聘了正式物业服务公司，保障了业主在新旧物业的交接过渡期间基本生活不受影响，小区顺利平稳过渡。

（二）聘请专业律师根据第二次业主大会决议启动对原物业的仲裁程序，收回裁决款13万余元及六年会计帐簿等。

 聘请专业律师启动了与原物业的仲裁案，虽几经波折，并对最后的仲裁结论有重大异议，但收回了裁决款13万余元及2012——2018年的会计账簿，待今后进一步审核审计，并对可能侵害业主利益的行为进一步追究。

三、与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同

经几个月的反复洽谈和据理力争后，在住建局及后环社区的协调下，与XX物业签订《海怡湾畔小区物业服务酬金制委托合同》及《补充协议》。

在业主大会后四个多月的时间里，业委会召开了七次业委会会议及与万科物业的沟通会、并通过微信工作群沟通等，就正式物业服务合同中具体操作细则及补充条款进行了反复讨论和磋商并据理力争，经高新区住建局及后环社区的协调，在物业公司同意冲回已计提的业务支持管理费64万后签订了《合同》及《补充协议》。

 

四、及时了解业主的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同

（一）建立对物业服务公司进行年终考核并与酬金挂钩的考评机制，本着实事求是、有奖有罚的原则，严格监督物业服务公司，促其提高服务质量和水平。

2020年年终业委会根据《合同》及《补充协议》对物业公司进行了全面考核，在公众号和业主微信群发布对物业服务质量进行满意度调查的问卷，并结合一年的实际工作情况严格进行考核，2020年度考核结果为：

1、不予追加1%的浮动酬金（即扣除已计提酬金15.9万元）；

2、完成年度管理费收缴率定额收入指标（95%）即实际完成收管理费缴率为96.5%，应予以奖励50000元；

3、物业服务质量满意度调查以满意度85%为基准，每增减一分奖励或扣罚一千元，本次考核应扣罚38310元。

（二）业委会每年审核物业公司财务预算，每月审核其支出流水及财务报告，每年公开招标对物业公司进行财务审计，在保障小区基本物业服务项目的基础上开源节流，几年来监督物业公司共将物业费约330万用于小区公共区域的维修维护。

小区实行酬金制，业主缴交的物业费属于全体业主，物业服务公司仅为代收代支。业委会自成立以来，即以监督物业公司人、财、物及服务质量为己任，每年均公开招标会计师事务所对物业公司进行审计。

由于小区已经老旧，且没有公共维修基金，自2018年7月万科物业进驻后，业委会要求物业公司严格按照《合同》及《补充协议》规定及时上报每月物业费支出流水及财务报告、每年提前提交年度预算并进行事前、事中、事后审核。

为避免工作人员拖沓及流程繁琐而延误资料提交时间，在《补充协议》中增加了“延迟一次罚款8000元”时效条款，并压缩人力资源成本，控制不必要的开支，每年在预算中加大公共设施维修维护的资金额度，在保障小区基本服务项目的基础上将节余资金用于公共区域设备设施的维修维护上，总计投入资金约315万元，包括：

1、监控设施更新改造及高空抛物摄像头安装等约117万元；

2、消防管网改造维修工程约30万元；

3、各园区儿童游乐设施更新改造安装工程约25万元；

4、零星工程、外墙修复、墙体渗水等各项零星工程改造约48万元；

5、天台门更换、高大乔木修剪、小区围墙修复、单车棚改造、电梯门挂轮更换、绿化喷淋改造及公厕改造等工程约95万元。

（三）在对物业服务企业严格考核的同时也关心、帮助物业基层员工，疫情期间组织捐款捐物，体现了小区业主的大爱。

2020年鼠年伊始新冠疫情肆虐期间，物业一线人员防疫物资缺乏，业委会组织业主为守护我们小区的一线物业服务人员奉献自己一份爱心，期间共有189位业主积极响应，共捐款37126.18元，捐赠红外体温枪一把，84消毒液30瓶，体现了小区业主的高贵品德和大爱。

五、不断探索小区民主自治的制度建设，监督管理规约实施，调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷，支持和开展多种形式的活动，推进小区文明建设。 

（一）在小区民主自治制度建设上积极探索建立了一套以业委会为主，议事代表、监事会共同参与及监督的小区民主议事机制。

经第三次业主大会选举后，业委会有正式委员11名，监事会监事5名，议事代表30名，制定了业委会、监事会、议事代表工作制度，初步形成了一个共同研讨小区重大公共事务的议事机构，后因监事会成员仅剩一人而监事会只能自动解散。

业委会还组织了多个专项工作小组，如电梯维保招标小组、绿化工作小组、监控设施改造招标小组、湖水治理工作小组等，希望充分发挥业主的专项才能和积极性为小区的各项工作添砖加瓦。

（二）发挥业委会桥梁纽带作用，充分利用公众号、短信、微信群、电话、邮箱等沟通渠道与业主交流，几年来发布公众号各类文件约260篇，接待小区业主来电来访300多人次，广泛听取业主的积极建议。

由于海怡湾畔基本上为“候鸟式”小区，一部分业主不常住，业主的情况也较为复杂，与原业主的联系渠道有限，部分业主的电话信息更新不及时，业委会与时俱进，除利用中国移动短信、公众平台群发短信通知外，充分利用“海怡湾畔大家庭”公众号作为与业主紧密联系的渠道，几年来年共发布公众号文章及公告、通告、会议纪要等近260篇。

小区有3459户业主，业委会每年接待来电来访业主均近百人次。针对业主之间的邻里纠纷、对物业服务的投诉以及各种困难和求助等纷繁复杂的各种问题，业委会设立了反映意见和建议的专用邮箱，办公室有专用电话，并可以通过公众号留言等，遇到业主的来电来访等尽可能及时与物业公司沟通处理，不能马上解决的问题则由专职人员进行协调和反馈，力争起到业主与物业公司沟通的桥梁纽带作用。并加强监督和促进物业公司逐步提高物业服务水平，促进小区业主之间和谐相处、文明友爱。

（三）成功举办了两次美食分享会和两次联欢晚会，与社区医院及周边学校机构等联合免费举办各种社区活动及健康体检活动，丰富小区居民业余文化生活，提高健康意识。

在业委会、原监事会及部分热心业主的支持和共同努力下，2017年4月4日第一届美食分享会和2018年迎春联欢晚会暨第二届美食分享会在资金有限基本靠自筹及赞助的情况下成功举办，即热闹欢快又简单节俭；

2019年与后环社区党委联合举办了海怡湾畔元宵晚会，丰富和活跃了小区业主的业余文化生活；

业委会针对小区老人多、孩子多的情况，与金鼎卫生站联系为小区35-75岁居民免费进行国家心血管病筛查和综合干预活动，有百余位小区居民参与；

与香港浸会大学全人教育学院联合针对长者举办了“敬老嘉年华”活动；

针对儿童举办了“认识危险，懂得保护自我”的游园宣讲活动；

与北师大运动休闲学院联系举办体质检测活动；

与后环社区联合开展对六十岁以上脑卒中高危人群筛查及义诊等活动。

既丰富了小区业主的业余生活，也提高了广大业主的健康意识，加强了对儿童的自我保护教育。

 

六、按照《条例》要求不断规范业委会日常工作，按照轻重缓急逐项探索和解决小区存在的问题。

（一）每月召开工作例会及与物业沟通会，共召开工作例会及与物业沟通会55次，其他各种沟通会、专项会议共30余次，与业主、物业及政府部门等讨论、研究和解决小区的各项工作和存在问题。

业委会基本每月固定一次例会，有其他问题另行开会讨论，后因受疫情的影响，业委会会议灵活采用现场会议与视频会议结合的方式，全体委员花费大量业余时间和精力商议小区工作，探讨各种问题的解决办法，监督物业公司的服务质量，接收业主意见反馈，还要努力排除各种干扰，每天利用微信工作群讨论日常事务，认真进行商议及表决等，艰难且积极地推进小区的各项工作。

业委会基本做到每月开例会商议小区事务、与物业公司沟通，审核其上月工作情况及下月工作计划，每季度公示业委会对公账户的收支明细，每年公示年度工作报告及年度收支情况。

业委会组织了小区的监控设施更新改造招标事宜，尝试小范围实施了湖水改造方案，但由于条件限制大湖改造尚不能实施。

 （二）依法规范业委会工作，不仅跟踪拖欠物业费的法律诉讼案件，还聘请专业律师作为小区法律顾问，保障业委会工作的进一步规范和完善以及为业主普及法律知识、解决法律纠纷。

在与原物业交接后初期，继续跟踪处理原物业公司撤出后移交的已经起诉、立案及诉讼执行中的案件，协调原物业公司与万科物业及所委托的律所之间的衔接和沟通，以最大限度保障全体业主的权益，期间收回了已立案进行诉讼的执行款十余万元。

后经议事代表及业委会决议，为进一步规范业委会工作，聘请了专业律师为小区的法律顾问，参与业委会会议，协助修改出租合同范本，解决承租纠纷，根据新实施的《民法典》修改小区《议事规则》和《业主公约》小区法律文件等。

七、加强与政府部门沟通，仅仅依靠政府及相关资源解决小区问题。

业委会多次致函政府部门请求在小区设立卫生站、养老中心、联合活动室等，并向人大等反映情况，积极推进小区怡峰旁空地的利用，希望政府建设小学的地下停车场并供业主使用，及充分利用政府资源解决小区雨污混排改造困难等。

针对小区的情况，业委会主动与上级有关部门进行汇报、沟通和交流，在日常工作中始终保持密切的联系，多次主动致函政府部门，希望充分利用小区会所的有利条件，设立卫生站、养老中心及小区与社区联合的活动室等，并通过向人大反映情况，希望利用怡峰旁空地避免土地资源的浪费。

政府部门积极采纳意见建立了临时停车场，后规划建设小学，业委会又致函希望能建设地下停车场供小区业主使用，目前小学已进行测绘，政府部门基本采纳了业委会收集的业主意见，具体使用方案待进一步商讨。

关于小区雨污混排改造问题，高新区住建局下达了整改通知，业委会致函说明了小区没有公共维修基金及资金紧张的情况，高新区住建局委托交通集团和设计院工作人员来小区实地考察，调取相关图纸，由设计院出具方案后将由交通集团负责改造施工。改造后完全达到雨水和污水分别排放要求标准，改造费用可由政府部门负责承担，预计今年7—8月份可以进场施工改造，这样全部改造完按前期的报价可以给小区节省100多万元。

五年来，在全体业主及政府的支持下，我们做了大量的工作，委员们奉献了大量的宝贵时间和精力，也承载了常人所不能承受的巨大压力。我们没有领过一分钱工资和补贴，没有用公款吃过一顿饭，没有接受过物业及商家的任何好处。我们虽非圣人，但我们做到了无私无畏，我们唯一的愿望就是小区能越来越好，业主住的更安心、更舒心，小区能更和谐！

2022年4月16日，我们即将任期届满圆满卸任，但小区未来的路还很长，还需要更多有热情、有时间精力、愿意奉献、没有私心且有理想、有能力的业主积极参与小区的公共事务，继续为小区贡献力量。

第二届业委会需要处理和解决的事务还很多，比如：

1.公共收益的用途：修缮人行道、粉刷小区楼栋外墙或抵扣公摊电费？

2.酬金制小区免税事宜；

3.小区停车问题，包括海怡小学地下车位的使用问题；

4.专项维修资金筹集及管理；

5.人防车位收益归属；

6.小区幼儿园产权性质确认等。

让我们共同努力期待下一届业委会的顺利产生！期待海怡湾畔的明天会更好！！

再次感谢五年来一直支持、陪伴我们的广大业主朋友！

珠海高新区海怡湾畔第一届业主委员会

2022年4月12日